Millionen Arbeitsstunden im Jahr für Bürokratie
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Viele KMU klagen über einen Wust an Bürokratie. Was sind die wichtigsten Bürokratieverursacher? Drei Tipps, mit denen Unternehmen zumindest intern ihren Bürokratieaufwand verringern können. Österreich gilt im internationalen Vergleich als ein Land mit einer recht hohen Bürokratiedichte. Unternehmen geben dem Abbau der Bürokratie im WKO-Wirtschaftsbarometer die zweithöchste Priorität bei den Aufgaben der Regierung. Nur die Senkung der Lohnnebenkosten ist den Betrieben ein noch größeres Anliegen. Arbeitsrecht und Arbeitszeitregelungen sowie Arbeitnehmerschutz verursachen aus Sicht der Unternehmen die meiste Bürokratie. Vor allem bei EPU und kleinen Unternehmen werden außerdem Informations- und Veröffentlichungspflichten oft als Belastung gesehen. Allein im niederösterreichischen Gewerbe und Handwerk führen die bürokratischen Verpflichtungen zu einem Aufwand von 8,4 Millionen Arbeitsstunden, so der Bürokratiebelastungsindex der KMU Forschung Austria aus dem Jahr 2018. Ungerechnet heißt das: 5.100 Vollzeitbeschäftigte kümmern sich lediglich um bürokratische Auflagen. Auffallend ist, dass kleine Unternehmen von den bürokratischen Anforderungen deutlich stärker betroffen sind als größere.
Am unternehmerischen Handel gehindert
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Die Unternehmen stört überwiegend nicht nur die Anzahl der Gesetze und Verordnungen, sondern auch deren Unverständlichkeit und die Häufigkeit von Änderungen. Sie kritisieren den Kostenaufwand für die gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen und Auflagen sowie den Vorbereitungsaufwand für Kontrollen und Inspektionen. Bei drei Viertel der Befragten (74 Prozent) besteht laut der Studie „Bürokratie im Mittelstand“ der Sage GmbH, begleitet vom Institut für Mittelstandsforschung Bonn, der Eindruck, dass ihr Unternehmen durch Bürokratie substanziell am unternehmerischen Handeln gehindert wird. Schlimmstenfalls führen unüberwindbare bürokratische Hürden zum Abbruch von Projekten. Bei einem Drittel aller befragten Unternehmer (30 Prozent) war dies schon einmal der Fall. Die Liste der Vorschläge, um die Bürokratie für Unternehmen abzubauen, ist lang. Sie beginnt bei der Errichtung einer zentralen Anlaufstelle für die Abwicklung behördlicher Verfahren, über den verstärkten Einsatz von e-Government-Prozessen, den Ausbau des „Once only“-Prinzips (Standardinformationen sollen nur einmal übermittelt werden) bis hin zu mehr Praxisbezug bei Gesetzesinhalten.
Die Bürokratie im Haus abbauen
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Auch wenn der Ball des Bürokratieabbaus deutlich im Feld des Staates liegt, auch in der Unternehmenslandschaft besteht Verbesserungsbedarf. Zwei Drittel der Unternehmen schaffen sich durch komplizierte Prozesse die Bürokratie zusätzlich im Hause selbst, so das Ergebnis einer Studie der Unternehmensberatung Boston Consulting Group (BCG). Komplizierte Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder Beschaffungsformulare, die auf Papier auszufüllen und von mehreren Personen abzuzeichnen sind: ein effizienter Ablauf sieht anders aus. Drei mögliche Ansätze, um die interne Verwaltung zu optimieren:
- Digitalisierung forcieren: Eine weitergehende Digitalisierung hilft, im Mittelstand komplizierte Prozesse zu vereinfachen. Per Software lassen sich Prozesse optimieren und gegebenenfalls automatisieren. Daten werden zentral in der Cloud erfasst und archiviert. Unternehmen können so sämtliche Geschäftszahlen ständig im Blick haben sowie alle Daten und Belege per Mausklick einsehen. Dies erhöht auch die Transparenz.
- Hierarchien abbauen: Immer noch verbreitet ist das Eingrenzen von Wissen auf Abteilungsebene. Weniger Ebenen im Unternehmen versprechen weniger Silodenken. Auch hier hilft die Digitalisierung, um Strukturen aufzubrechen: Software richtet sich an den tatsächlichen betrieblichen Erfordernissen aus und macht nicht Halt vor Abteilungsgrenzen.
- Interne Kommunikation verschlanken: In der Kommunikation mit Geschäftspartnern und anderen Unternehmen sind E-Mails weiterhin ein wichtiger Kanal. Zahlreiche Mails, die täglich im eigenen Postfach landen, stammen jedoch von Kollegen. Und diese Art der internen Kommunikation erhöht den Aufwand. Mit schlanken Kommunikationsplattformen (Chats, Videocalls etc.) können sich Teams direkter, zielgerichteter und unkomplizierter austauschen.
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